Para preparar uma auditoria de SST, transforme a recolha de documentos numa revisão verificável: identifique o registo, confirme a que atividade se aplica, localize a evidência e anote o que falta esclarecer. O resultado deve ser um índice de documentos e uma lista de pendências, não apenas uma pasta de ficheiros.
Esta é uma checklist de preparação documental, não uma lista oficial da ACT nem uma auditoria completa. Adapte-a ao âmbito da revisão, à atividade, aos riscos e aos requisitos aplicáveis. A existência de um documento não demonstra, por si só, que as condições no local de trabalho são adequadas.
Modelo editável para a revisão documental
Pode descarregar a checklist em Markdown e adaptá-la ao seu processo. O modelo é gratuito, não requer conta e mantém separados documento, verificação, evidência, pendência, responsável e prazo.
Os estados do modelo descrevem o progresso da revisão documental; não constituem uma classificação automática de conformidade.
Antes de começar: delimite a revisão
Registe a empresa, os estabelecimentos, as atividades e o período abrangido. Confirme o pedido de informação ou os critérios da auditoria antes de recolher documentos. Para cada categoria abaixo, indique a referência do ficheiro e o resultado da verificação; quando não se aplicar, escreva a justificação.
Checklist: documento, verificação e evidência
1. Organização do serviço de SST
Documentos: identificação da modalidade de serviço, dos responsáveis e do âmbito coberto; contrato com prestador externo, quando exista.
Verificar: correspondência com os estabelecimentos e atividades atuais. Evidência ou pendência: referência ao documento aplicável ou pedido de esclarecimento sobre um estabelecimento que não esteja identificado.
2. Avaliação de riscos e acompanhamento das medidas
Documentos: avaliações aplicáveis às tarefas e relatórios técnicos que as suportam. Verificar: âmbito, versão, condições consideradas e ligação às medidas em acompanhamento.
Evidência ou pendência: referência à avaliação e ao registo de acompanhamento, ou identificação de uma tarefa sem análise correspondente. A definição e verificação das medidas é aprofundada no plano de ação integrado no guia de avaliação de riscos.
3. Informação e formação
Documentos: conteúdos disponibilizados, programas das ações e registos de participação. Verificar: tema, data, destinatários e correspondência com a ação indicada no registo.
Evidência ou pendência: ligação entre a ação e os respetivos conteúdos e participantes. Uma folha de presenças sem identificação do tema precisa de esclarecimento; não complete informação em falta por suposição.
4. Consulta aos trabalhadores
Documentos: pedido de parecer, elementos disponibilizados, respostas e registo do processo. Verificar: assunto, destinatários, datas e possibilidade de reconstruir a sequência.
Evidência ou pendência: pedido e contributos identificáveis, em vez de uma assinatura isolada. As regras e o exemplo de pedido estão no guia de consulta aos trabalhadores em SST.
5. Equipamentos de proteção individual
Documentos: registos de entrega e informação sobre os equipamentos atribuídos. Verificar: trabalhador, equipamento, data e relação com a tarefa considerada.
Evidência ou pendência: entrega rastreável e referências ao acompanhamento necessário, ou identificação de um equipamento cujo destinatário não seja claro. Para o processo completo, consulte o guia de gestão de EPI.
6. Vigilância da saúde: respeite a separação de informação
Documentos: registos administrativos e fichas de aptidão, para consulta por pessoas autorizadas. Verificar: identificação, datas e correspondência dos registos, sem recolher diagnósticos para a pasta geral da auditoria.
Os artigos 109.º e 110.º da Lei n.º 102/2009, na redação consolidada, distinguem a ficha clínica, sujeita a segredo profissional, da ficha de aptidão, que não pode conter elementos abrangidos por esse segredo. Uma revisão administrativa não justifica reunir processos clínicos num arquivo de acesso geral.
7. Registos específicos da atividade
Documentos: selecione os registos relevantes para os riscos e para o âmbito da auditoria, por exemplo relatórios de equipamentos, Fichas de Dados de Segurança ou registos de acidentes. Verificar: correspondência com o equipamento, produto ou ocorrência em análise.
Evidência ou pendência: referência inequívoca ao objeto do registo e identificação do que falta confirmar. Estas categorias não se aplicam indistintamente a todas as empresas; valide a sua pertinência antes de classificar um documento como obrigatório ou em falta.
Como registar uma pendência sem a confundir com incumprimento
Utilize uma linha por questão, com documento e âmbito, verificação efetuada, lacuna encontrada, pessoa responsável, próximo passo e prazo de acompanhamento. Distingua documento não localizado, informação por confirmar e evidência de uma falha: não são conclusões equivalentes.
Exemplo: existe uma folha de presenças, mas não foi encontrado o programa da ação indicada. Registe a referência da folha e peça os elementos da ação ao responsável. A pendência é confirmar a correspondência; não conclua automaticamente que a formação não ocorreu nem crie um programa retroativo para fechar a linha.
Antes de entregar o conjunto documental
- Confirme que cada documento corresponde ao âmbito e ao período revistos.
- Distinga a versão em utilização das versões substituídas, preservando o histórico necessário.
- Teste as referências e confirme os acessos de quem vai consultar os documentos.
- Separe as pendências dos documentos já verificados e identifique o próximo passo.
- Exclua da partilha geral informação clínica e outros dados sem necessidade para a revisão.
Não atribua uma validade anual automática nem elimine todos os documentos substituídos. As regras de revisão, conservação e acesso devem ser confirmadas por categoria e finalidade.
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Referência legal consultada em 18 de setembro de 2026. Conteúdo informativo; a seleção de documentos e a avaliação da conformidade exigem enquadramento técnico para o caso concreto.