Migrar dados de SST do Excel para um software exige mais do que carregar um ficheiro. É preciso conservar a relação entre empresas, estabelecimentos, trabalhadores e atividade, sem transformar campos vazios em dados inventados. O resultado deve ser verificável antes de a equipa abandonar o processo anterior. Este plano ajuda a preparar e testar a transição com qualquer fornecedor.
1. Inventariar os ficheiros e escolher a fonte de referência
Liste folhas de cálculo, anexos e pastas utilizados por cada pessoa. Para cada conjunto, identifique responsável, período, conteúdo e frequência de atualização. Quando existem duas versões da mesma carteira, decida qual é a referência e como serão resolvidas divergências; não importe ambas sem revisão.
Conserve uma cópia de segurança controlada antes de transformar dados. A cópia deve permitir recuperar a versão de origem, mas não justificar duplicações indefinidas e sem controlo de acesso. Defina quem pode consultar os ficheiros durante o projeto.
2. Confirmar relações, não apenas colunas
Escolha identificadores estáveis para reconciliar os registos. Nomes comerciais e nomes de pessoas podem repetir-se ou mudar; não são, isoladamente, uma chave fiável. Confirme que a relação com a empresa e o estabelecimento continua correta depois da conversão.
- Empresa: identificador de origem e referência correspondente no destino.
- Estabelecimento: ligação à empresa e identificação do local.
- Trabalhador: identificador e relações necessárias ao âmbito da migração.
- Atividade: data, tipo, entidade associada e referência à evidência.
- Documento: ficheiro, categoria, versão e permissões de consulta.
3. Criar um mapa de campos e regras de conversão
Para cada coluna, registe o campo de destino, formato, valores aceites e tratamento de informação em falta. «Data» pode significar realização, emissão ou próxima revisão. A correspondência precisa de preservar esse significado, não apenas produzir um valor que o sistema aceite.
Exemplo fictício: uma folha contém «Último exame» e «Próximo exame». A primeira coluna não deve alimentar um campo de marcação futura. Valide também o formato das datas: 03/04/2026 pode ser interpretado de forma diferente se a importação assumir outro formato regional.
4. Limpar duplicados sem apagar história
Separe duplicações reais de registos que representam eventos diferentes. Duas entregas do mesmo EPI ao mesmo trabalhador podem ser legítimas; dois exames em datas diferentes não são um duplicado de trabalhador. Crie uma lista de casos duvidosos para decisão humana e conserve o motivo da resolução.
Não complete datas, aptidões ou formações por suposição. Um campo vazio deve permanecer uma lacuna identificada ou seguir a regra documentada do destino. Informação clínica requer um circuito próprio; não deve ser colocada em notas administrativas só porque a folha original misturava os dois tipos.
5. Fazer um piloto pequeno, mas representativo
Teste uma amostra com situações variadas: vários estabelecimentos, nomes repetidos, trabalhadores arquivados, documentos e histórico. Use um ambiente e dados adequados à finalidade do teste. Não carregue informação real numa demonstração pública.
Antes de importar, confirme com o fornecedor formatos suportados, campos obrigatórios, limites e tratamento de erros. Este guia não implica que o Salvus importe automaticamente todas estas categorias; o âmbito disponível deve ser confirmado para o conjunto concreto de dados.
6. Reconciliar totais e verificar casos individuais
Compare os totais por empresa e categoria, mas não fique só na contagem. Cem registos importados podem estar associados à empresa errada. Abra casos da amostra e confirme relações, datas, estados, documentos e acessos. Mantenha separados importados, rejeitados e pendentes de revisão.
Se houver dados utilizados na preparação do Relatório Único, valide também o período e o estabelecimento, seguindo o guia de preparação anual. Uma migração bem-sucedida não certifica a conformidade ou a completude histórica da informação.
7. Definir a passagem e o plano de recuperação
Combine a partir de que momento cada equipa passa a atualizar o novo sistema, quem trata as alterações ocorridas durante a migração e que critérios permitem aceitar o resultado. Evite manter dois sistemas em atualização paralela sem uma regra de reconciliação.
Se o piloto falhar, suspenda a passagem e use o plano acordado com o fornecedor. Não apague registos em massa para repetir uma importação sem perceber as relações já criadas. Registe a versão importada e os erros resolvidos para não repetir decisões na fase seguinte.
Avaliar o destino antes de migrar a carteira
Use o guia de software de SST para serviços externos para comparar a operação diária. Explore a demonstração do Salvus e contacte-nos com uma descrição das categorias e volumes, sem enviar dados pessoais desnecessários, para esclarecer o âmbito da transição.
Guia operacional publicado em 20 de setembro de 2026. Os exemplos são fictícios; os critérios de acesso, conservação e migração devem ser definidos para o projeto concreto.